Personvernerklæring

1. Innledende bestemmelser

Denne personvernerklæringen gjelder for RENAS AS, org. nr. 979 191 391.

RENAS er opptatt av å beskytte og respektere personvernet i samsvar med EUs personvernforordning (2016/679) av 27. april 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR). Denne personvernerklæringen forklarer når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan vi bruker dem, under hvilke omstendigheter vi kan videreformidle dem til andre, og hvordan vi ivaretar opplysningenes sikkerhet. Personvernerklæringen gjelder bruken av tjenestene våre og aktiviteter knyttet til informasjon, markedsføring og effektuering av kundeavtaler. Den gjelder også enkeltpersoner som søker jobb hos RENAS.

2. Om RENAS sin virksomhet

RENAS er et returselskap for elektriske og elektroniske (EE) produkter.
Avfallsforskriften kap. 1 (EE-forskriften) forplikter alle importører og produsenter av EE-produkter til å sørge for effektiv innsamling og forsvarlig sluttbehandling når EE-produktene blir avfall. Forpliktelsen oppfylles av importører/produsenter kollektivt, gjennom returselskapene. Alle selskap som er ansvarlig for å sette EE-produkter på det norske markedet skal derfor være medlem i et returselskap.
RENAS ivaretar produsentansvaret til produsenter og importører av EE-produkter gjennom samarbeidsavtaler med behandlingsanlegg og innsamlere over hele landet. RENAS er en non profit-organisasjon, eid av Elektroforeningen (EFO) og bransjeforeningen Elektro og Energi. RENAS er et norsk selskap med kontor i Oslo.

3. I hvilke tilfeller det samles inn personopplysninger

• Registrering av kontaktpersoner for medlemmer, samarbeidspartnere og andre selskap RENAS har en avtale med
  (jmf. Personopplysningsloven, Kapittel II Artikkel 6b)
• Ved personlig samhandling med RENAS; gjennom korrespondanse per brev eller e-post, via telefon, i sosiale medier eller via websiden
  (jmf. Personopplysningsloven, Kapittel II Artikkel 6a og e)
• Ved påmelding til arrangementer eller nyhetsbrevliste
  (jmf. Personopplysningsloven, Kapittel II Artikkel 6a)
• Ved henting av personopplysninger fra offentlige kilder, som navn og kontaktdetaljer der det anses å være berettiget interesse
  (jmf. Personopplysningsloven, Kapittel II Artikkel 6c og f)

4. Hvorfor samles det inn og brukes personopplysninger?

RENAS samler inn og bruker personopplysninger hovedsakelig for å utføre kundeservice og holde dialog med medlemmer, leverandører, partnere og andre der det er et forretningsmessig forhold. Informasjonen brukes også til å sende ut informasjon og markedsføring til personer som har gitt sitt samtykke til dette eller der det anses å være en berettiget interesse. RENAS har også personopplysninger om personer som søker jobb eller arbeider i selskapet vårt.

RENAS kan bruke opplysningene til følgende formål:

• Utføre kontraktsmessige forpliktelser som avtalebekreftelse, påloggingsdetaljer, faktura, påminnelser og lignende
• Varsler relatert til webbaserte tjenester (systemmeldinger)
• Sende informasjon om bedriftens medlemskap, relevante oppdateringer i betingelser eller forskriftsendringer av betydning
• Utføre direktesalgsaktiviteter i tilfeller hvor det er etablert en berettiget og gjensidig interesse
• Sende nyhetsoppdateringer enkeltpersoner har bedt om. Dette kan omfatte informasjon relatert til RENAS’ virksomhet, arrangementer og aktiviteter. Denne kommunikasjonen er abonnementsbasert og krever samtykke fra mottaker.
• Gi informasjon om kurs eller arrangement vedkommende er påmeldt til
• Svare på et «Kontakt meg»-skjema eller andre webskjemaer fylt ut på RENAS sine websider
• Følge opp innkommende forespørsler (kundestøtte, e-post, chat eller telefonsamtaler)
• Kontakt for å utføre undersøkelser om produktene og tjenestene
• Behandle en jobbsøknad eller ansettelsesforhold

5. Hjemmel for å samle inn personopplysninger

5.1. Innsamling av personopplysninger basert på samtykke

RENAS samler inn personopplysninger der personer har aktivt samtykket til dette basert på ønske om å motta nyhetsbrev og invitasjoner fra RENAS. Individuelle samtykker blir lagret og dokumentert.

5.2. Innsamling av personopplysninger basert på kontrakter

RENAS bruker personopplysninger til å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter og avtaler med medlemmer, partnere og leverandører.

5.3. Innsamling av personopplysninger basert på berettiget interesse

RENAS kan bruke personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretas det vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom RENAS og enkeltpersonen, på bakgrunn av personens stilling i en bedrift som er berørt av RENAS’ virksomhet. Denne hjemmelen er primært knyttet til den lovpålagte informasjonsplikt RENAS har hva gjelder produsentansvarsordningen, jmf. Avfallsforskriften kap. 1 og vårt samarbeid med EE-registeret som forvalter lovverket og påser etterlevelse av dette, også jmf. Personopplysningsloven Artikkel 6e: «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.»

6. Hvilken type personopplysninger samles inn?

RENAS samler inn navn, telefonnummer, stilling og e-postadresse i tillegg til navnet på og kontaktinformasjonen til selskapet vedkommende jobber for. RENAS kan også samle inn tilbakemeldinger, kommentarer og spørsmål som er mottatt i servicerelatert kommunikasjon og aktiviteter, som møter, telefonsamtaler, dokumenter og e-post.

Fra websidene kan IP-adresser og handlinger utført på siden samles inn, disse er anonymiserte.

Aktivitet og pålogging på påloggede systemer loggføres knyttet til IP-adresse og e-postadresse.

Ved søknad på en jobb hos RENAS, samles opplysningene gitt under søknadsprosessen inn.

RENAS samler ikke inn og behandler ikke spesielle kategorier med personopplysninger, som unike identifikatorer og sensitive personopplysninger, med unntak av for egne ansatte og tidligere ansatte.

7. Hvor lenge lagres personopplysninger?

RENAS lagrer innsamlede personopplysninger så lenge det anses nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Samtidig vurderes behovet for å svare på forespørsler eller løse mulige problemer, bevare historikk overfor selskap RENAS har avtaler med, overholde lovfestede krav under gjeldende lovgivning og behandle lovfestede krav/klager. I tillegg tas beskyttelsesformål i betraktning.

Dette betyr at RENAS kan oppbevare personopplysninger i en rimelig periode etter den siste samhandlingen. Når personopplysningene som er lagret ikke lenger er nødvendige, slettes de på en sikker måte.

For påloggede tjenester (Min Side for medlemmer, system for innsamlere og behandlingsanlegg) logges aktiviteter som pålogginger og feilmeldinger. Logger slettes etter 3 år. Registreringer (leveranse, transport, avsetninger etc) anonymiseres etter 5 år (jmf. regnskapsloven). Ved uttrekk av kopi av databasen for testformål, anonymiseres alle brukerdata automatisk ved opplasting.

8. Rettigheter til egne personopplysninger

Personer har følgende rettigheter til personopplysningene sine:

• Rett til innsyn i egne personopplysningene som RENAS har lagret
• Rett til å få personopplysningene korrigert hvis de er unøyaktige eller feil
• Rett til å bli glemt, hvilket betyr at man kan kreve at personopplysninger blir slettet. Med mindre det foreligger et særskilt lovgrunnlag for fortsatt behandling av personopplysningene vil disse bli slettet, alternativt anonymisert.
• Rett til når som helst å trekke tilbake et samtykke til at RENAS kan behandle personopplysningene, som å trekke navn og e-postadresse fra en e-postliste.

RENAS oppfyller disse rettighetene uten kostnad for personen og innen 30 dager.

9. Bruk av informasjonskapsler (cookies) og nettstatistikk

9.1. Informasjonskapsler (cookies)

RENAS sin nettside bruker cookies til analyseformål. Cookies, eller informasjonskapsler, er små datafiler som blir generert i nettleseren og lagret på din datamaskin eller mobile enhet. Nettleseren bruker denne informasjonen til å gjenkjenne deg og huske din brukeratferd når du besøker våre nettsider.

Informasjonen omfatter standardinformasjon fra nettleseren din, som nettlesertype og nettleserspråk, IP-adresse og handlingene du utfører på nettstedet, som sidene du ser på og koblingene du klikker på.

Dersom du ikke ønsker å samtykke til at informasjonskapsler blir lagret, kan du skru denne funksjonen av i nettleseren din. Her kan også lagrede cookies slettes.

Informasjonskapslene som finnes på renas.no er:

9.2. Nettstatistikk

Når du besøker nettsidene til RENAS, kan IP-adressen bli registrert. Opplysningene blir behandlet i avidentifisert form, slik at de ikke kan knyttes til enkeltpersoner. Formålet med denne innsamlingen er å utarbeide statistikk som brukes til å utvikle og forbedre informasjonen på sidene. Statistikken blir brukt til å få kunnskap om antall personer som besøker de ulike sidene, hvor lenge besøket varer, hvilket nettsted brukerne kommer fra, og hvilken nettleser som blir brukt.

Oppbevaring av bruker- og hendelsesdata i analyseverktøyet Google Analytics er satt til at data slettes etter 14 måneder.

9.3 Markedsføring

Renas.no bruker Facebook Pixel og LinkedIn Insight Tag for å kunne markedsføre i Facebooks og LinkedIns kanaler basert på brukeratferd på siden. I likhet med dataen for nettsidestatistikk, blir disse opplysningene behandlet i avidentifisert form, og kan ikke kan knyttes til enkeltpersoner. Informasjonskapslene inneholder informasjon om sidebesøk, lesetid, scroll og generell aktivitet på siden. Formålet med denne innsamlingen er å gi brukerne relevant markedsføring/informasjon, samt å kunne måle effekten av denne markedsføringen. Oppbevaring av bruker- og hendelsesdata til markedsføring i Facebook slettes etter 180 dager inaktivitet.

10. Deling med tredjeparter

Vi verken deler, selger eller utveksler opplysningene dine med tredjeparter, med unntak av det som beskrives nedenfor.

10.1. Organ oppnevnt av myndighetene

RENAS sin virksomhet medfører en rapporteringsplikt til myndighetene (via EE-registeret) over våre medlemmer. Slike medlemslister inneholder fra september 2018 kun firmaopplysninger. Eldre lister har i tillegg inneholdt navn på kontaktperson hos bedriften. EE-registeret og Miljødirektoratet har bekreftet overfor RENAS at gamle lister ikke blir lagret.

10.2. Bruk av underleverandører (databehandlere og underdatabehandlere)

RENAS sine underleverandører har kun tillatelse til å behandle personopplysninger på våre vegne i henhold til våre krav om databehandling og informasjonssikkerhet. De forplikter seg til å følge denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning og har signert en databehandleravtale.

11. Endringer i denne personvernerklæringen

RENAS forbeholder seg retten til når som helst å endre denne personvernerklæringen. Den gjeldende versjonen vil alltid være tilgjengelig på websidene våre. Vi oppfordrer deg til å sjekke personvernerklæringen fra tid til annen for å forsikre deg om at du er fornøyd med eventuelle endringer.

Hvis vi gjør endringer som endrer personvernpraksisen betydelig, varsler vi deg på e-post eller ved å legge ut en melding på websidene våre før endringen trer i kraft.

12. Kontaktinformasjon

Daglig leder er behandlingsansvarlig for RENAS sin behandling av personopplysninger. Kontaktinformasjon er:

RENAS AS
v/ GDPR-ansvarlig
e-post: renas@renas.no

13. Retten til å registrere en klage hos en tilsynsmyndighet

En person som er misfornøyd med måten personopplysningene er behandlet på, kan i første omgang kontakte RENAS på renas@renas.no.

Dersom saken ikke løses tilfredsstillende på denne måten, kan man henvende seg direkte til de nasjonale tilsynsmyndighetene for å få en avgjørelse.

Tilsynsmyndighetene kan kontaktes på:

Datatilsynet
www.datatilsynet.no